オートレスポンダーで命を吹き込む

オートレスポンダーで顧客満足
　

　
オートレスポンダーは、最低限必要な機能です。
フォームからの自動返信機能をを使用することで、
あなたのＨＰは　「儲ける・稼げる」パートナーへと大変身します。

上手な使用方法。　／　機能を引き出す方法。
メールの流れ。　　／　機能詳細。

このページを読むだけで、オートレスポンダーのすべてが理解できます。
＊サーバーのオートレスポンダーとは違います。一般名称をつけるなら、
　フォームレスポンダーと言った方がいいのかもしれません。
便利な技術を簡単にしてお届け。あなたと技術の仲人です。　YourBrain

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【　オートレスポンダーを誰もが簡単に使用できる　】

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【　メールフォーム入力後、自動的に返信できる 。名前入りで．．．　】

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フォームから資料請求をして、何も返信メールがないと不安です。
お客様をおこらせていませんか　？

資料請求でも、インターネットショッピングでも同じです。フォームから入力
して、何も返信がないと
　−　「メールが届いていないのでは？」
　−　「ＷＥＢはまったくチカラを入れてない？」
　−　「だまされたか？」
からはじまって。
　−　「ＨＰで資料請求させるんじゃない！！」
　−　「ＷＥＢの使い方も知らないで！！」
　−　「お客様のことをちょっとは考えろよ。信用できないなこんなところ！！」
となる確率も高いのをご存知ですか？

ただでさえ、対面でない不安があるのに加えて、何も返信のないフォームは
絶対にやめておいたほうがいいです。

＊　サーバーレンタルにある、メールだけのオートレスポンダーではデータ収集
は不可能です。

【　オートレスポンダーを使用できるフォームの自動生成　】

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【　オートレスポンダー　 メールの件名にお客様の名前がきちんとはいる　】

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１００件ものメールの中から、確実に読んでもらえる手法！

「件名にも相手の名前を入れる」のはなぜ必要なのでしょうか？
今の時代、メールはコミュニケーションの主要な道具のひとつとなっております。
インターネットで商品を購入したり、資料請求をする人の９８％以上の人が、一日に複数のメールを受け取っています。

　いくつものメールの中で必ず読んでいただきたいメールのタイトルには相手の名前を入れるのが一番です。今までの人生で慣れ親しんできた「本人の名前」は必然と目にはいるのです。

また、「読み手の印象」も随分と違います。件名に自分の名前が入っているというのは、言うなれば「親書」です。件名に名前が入っていなければ、折り込みチラシと同じです。「親書」．．自分宛のメールと画一的なメールとどちらがビジネス上有利かは 、ほんの少し考えていただければおわかりになるかと思います。


オートレスポンダーの環境管理の画面で、相手先に出すメールの件名と
自分宛にくる通知メールの件名を設定できます。

「件名にも相手の名前を入れる」ためには、環境設定のページで

「%NAME様、　資料請求受付のお知らせです」
「%NAME様、　商品のご注文確認です。」

というようにしておくだけで、自動的に件名に相手の名前が入るのです。


差出人名をきちんと入れる。
オートレスポンダーからのメールを受信したときに、差出人名も表示されます。
この差出人名にきちんと会社名や、個人名を表示する事によって、相手の方も充分に信頼してくれます。
この差出人名は、「封書」「や「ハガキ」で、きちんとした名称と同じ意味をなします。わけのわからないメールアドレスが差出人名になっているのと、きちんとした名前が入っているのとでは大違いです。
　

【　 オートレスポンダーで返信する文章を用意する　】

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封書とチラシ、どちらを読みますか？

さて、自動的に戻ると言っても、そのメールの内容が「画一的」ではいけません。
必要な箇所に相手の氏名などがきちんと入るモノが必要です。

必要な箇所に相手の氏名をきちんと入れるようにします。
文章は　３２文字程度で抑えると読みやすいです。　また改行も適宜いれて、
読みやすくしておきます。

さて、オートレスポンダーの返信メールを準備しましょう。
名前を入れる位置に　%NAME　とすると相手の名前が、　%DATE　とすると日付が
自動的に置き換わって相手に到着します。

例えば、資料請求をもとにした、オートレスポンダーへの設定メールは下記のようになります。

【　オートレスポンダーのデータ保存機能を使いこなす。　】

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データの再入力はミスのもと！！

よくあるのが、お客様からの入力されたデータをメールで受け取って、わざわざＰＣへ再入力すること。

せっかくお客様が「正確なデータ」を送ってくれたのに、転記（転入力）ミスをしたんじゃ、元も子もありません。ですから、まずはこの段階で電子データにしておく必要があるのです。

メールで受け取ったデータを、再度顧客データベースに入力しなおす。
この作業は、永年システムに携わってきた私としては　許せないモノがあります。
人手が加われば加わっただけ、データの正確性が失われます。また、余分な労力が発生します。今の経済環境でこんな無駄は極力さけなければなりません。更に「データ化してない」というのは言語同断です。顧客リストという宝の山を捨てるようなものです。

データ管理のページをご用意してあります。
お客様からの入力されたデータをメールで受け取って、わざわざＰＣへ再入力などは絶対におやめ下さい。

データ管理ページから、入力データのダウンロードを行えます。
フォームで設定した項目名が、「お名前」「メールアドレス」「電話番号」「住所」
だとすると、ダウンロードしたＣＳＶファイルは、下記のようになっています。

一郎,ichirou@aa.bb.cc,000-333-2222,xxxxxxxxxxxxxxxxx
次郎,jiro@aa.bb.cc,000-333-2222,xxxxxxxxxxxxxxxxx
三郎,sabu@aa.bb.cc,000-333-2222,xxxxxxxxxxxxxxxxx

エクセルなどで開くと

このようにきちんとした表で表示されます。

このファイルの形式は大概のソフトでサポートしているので、会計ソフトへの読込や、顧客データベースへの読込なども簡単に行えます。その結果顧客分析なども簡単にできるようになります。

ＷＥＢ上で入力されたデータを確認することも出来ます。
入力データを一覧表示する機能。入力データの詳細を表示する機能があります。
社内での情報共有。通知メールのバックアップ。その場でのメール送信なども可能になっています。
　

間違えて、大切な注文メールを消してしまった。

ｃｓｖでの保存だけでなく、ＷＥＢ上で入力された項目を、別途確認できることも重要です。間違えて、大切な注文メールを消してしまった。　そんなばかなことしない．．
いいえ、実はよくあるんです。お客様が増えればふえるだけ、メールでの事務処理は繁雑になります。注文をどんどんとこなさなければ．．．焦ったときが危険です。
そんなときに、フォーム入力データがＷＥＢ上で確認できる。こんなこころ強いことはありません。ｃｓｖのデータを見なくてもいいし、お客様属性を、社内で共有することも可能です。

【　オートレスポンダー　】 　　

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●　オートレスポンダー「応答くん」　●

　オートレスポンダー「応答くん」は、
　−　自動返信、件名に名前、内容に名前、データ保存、簡単使用。
　これだけ揃っていて、月額５００円です。

返信文書の雛形を用意しておいて、メールをチェック。
雛形をおきかえながら、メールを返信していく。これを手作業で行った場合．．．

　＊　名前の変換ミス発生。　＞　取引中止。
　＊　勤務時間中のみしか返信できない　＞　販売機械の損失。
　＊　データは再入力の時間が必要　＞　転記ミス、転記忘れ発生。
　＊　時間がかかる。　＞　パート　５時間　時給８００円　＞　日額４０００円
　　　　月間　＞　８００００円。

これらがすべて解消されて、なおかつ月額５００円　（１／１６０の金額）です。


●　オートレスポンダー「注文さん」　●　（１ヶ月　＋２００のみで．．．）

注文書、契約書、納品書、送り状　などに対応。

自分にくるメールもお客様と同一の内容にしたい。住所や電話番号も含めて、用意して置いた文章で返信したい。こんなこともあります。

ちょっとした契約文章は、通常「甲、乙」２部用意して．．．．になります。
同一の内容を相手側と自分に用意できたら、お互いに捺印して交換するだけですみます。日付も入ります。


資料発送などはいかがでしょうか　？
自分宛には、ビジネスで使用する「注文書」型式にしておきます。
もう一つ第２管理者を設置できますので（自分のアドレスでもいいです）これを
資料発送のための「納品書」あるいは「封筒に貼り付けて」使用してはいかが
でしょうか。
１部保管。　１部商品発送用に使用できます。


第２管理者の設定に対応。

入力された項目を、「上司」や「同僚」にも同時に報告。自分が外回りで忙しいときなどでも、社内で対応が出来ます。

あるいは、「自分は確認で受取」「もう一通は配送業者への荷物配送指示書」として使用する．．．ことも可能です。



●　オートレスポンダー「 Ｍｒ．１２」　●　

用意して置いた２つの文章を間髪入れずに、自動返信します。
メールの１（ワン）　２（ツー）アタック
同じ人からの２通の続きメールは、印象が濃くなります。
１（予告）　＞　２（本文）　　１（本文）　＞　２（追伸）　　など
　

スーパーオート
レスポンダー
注文さんテスト
メアドと名前を入力
(上書きしてネ）

もちろん他もいじってＯＫ
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オートレスポンダー
使い方マニュアル
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【　お申し込み方法と流れ 】

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　１週間は無料で自由にお使いいただけます。

　気にいった場合のみお振り込みいただきます。使用しないとお決めに
　なった場合は、そのままで結構です。

　お申込から３週間は、「後悔しても大丈夫」期間です。ご入金された後の
　キャンセルでも全額返金いたします。

　コチラのページからお申込下さい　＞　ＧＯ